Met de PnL-rapporten (Profit & Loss, of Winst en Verlies) bekijk je het resultaat van je locaties en onderzoek je waar verschillen ontstaan. Deze handleiding helpt je het juiste overzicht te kiezen en van een totaalbedrag door te klikken naar de onderliggende gegevens.
De beschikbare rapporten, benamingen, kolommen en doorklikmogelijkheden hangen af van je rechten, boekhoudkoppeling en de inrichting van je omgeving. Een afzonderlijk margeoverzicht is niet in iedere omgeving beschikbaar.
Welk overzicht gebruik je?
Overzicht | Wanneer gebruik je dit? | Waar let je op? |
|---|---|---|
WnV per vestiging en totaal | Vergelijk locaties en bekijk het gezamenlijke resultaat naast budget en vorig jaar. | Controleer de geselecteerde locaties, periode en status. Periode en YTD kunnen op verschillende pagina’s staan. |
WnV jaar (en omzetaandelen) | Onderzoek de ontwikkeling gedurende het jaar en het aandeel van posten in de omzet. | Vergelijk dezelfde verstreken periodes; een onvolledige maand kan het beeld vertekenen. |
WnV per vestiging per periode / WnV geconsolideerd per periode | Beoordeel resultaten per periode, voor een vestiging of een gezamenlijke selectie. | Lees de kolomkoppen: een perioderesultaat en een cumulatief resultaat hebben een andere reikwijdte. |
WnV Inkoop details | Onderzoek de opbouw van een kostengroep en verschillen met budget of vorig jaar. | Bekijk vervolgens de uitsplitsing per locatie en maand, waar beschikbaar. |
Detailoverzicht van een kostengroep of grootboek | Zoek welke grootboekrekeningen en boekingen een afwijking verklaren. | Controleer ook in het detailrapport de periodes; boekingsdetails kunnen meerdere periodes van het jaar bevatten. |
Margeoverzicht, indien beschikbaar | Vergelijk werkelijke bedragen en percentages met budget per groep en subgroep. | Controleer welke posten meetellen en waarop het percentage is gebaseerd. |
WnV periode vergelijk benchmark | Vergelijk met de beschikbare referentiegroep. | Beoordeel of locaties, periodes en de referentiegroep voldoende vergelijkbaar zijn. |
Wnv Voorspelling | Bekijk de beschikbare vooruitblik. | Houd voorspellingen en geboekte realisatie uit elkaar. |
Een PnL-rapport openen
Open de Portal en gebruik Zoeken of Ctrl + K. Zoek op WnV, PnL of een rapportnaam uit de tabel.
Selecteer de locatie(s) of locatiegroep, het jaar en de periode(s) die voor het rapport beschikbaar zijn.
Klik op Bekijk rapport.
Controleer in het rapport de locatie, periode, kolomkoppen en eventuele status Concept of Definitief. Conceptgegevens kunnen nog wijzigen.
Gebruik de paginaknoppen in het rapport. Staat er YTD op volgende pagina, bekijk dan ook die pagina. YTD is het cumulatieve resultaat tot en met de opgenomen periode.
Van totaal naar detail
Een doorklik opent een nadere uitsplitsing van de gekozen post. De precieze route verschilt per rapport.
Begin met een afwijkende omzet- of kostenpost in het PnL-overzicht.
Klik op de naam van de post als deze een koppeling is. In WnV per vestiging en totaal kan dit een overzicht openen met de kostengroep, onderliggende grootboekrekeningen en bedragen per periode.
Gebruik een uitklapknop, zoals Expand, waar beschikbaar om onderliggende regels te tonen. Een vergelijkingspictogram, zoals Compare, opent een vergelijking voor de betreffende post.
Klik op een gekoppelde grootboekrekening om de boekingsregels te bekijken.
Gebruik Terug naar bovenliggend rapport in de rapportwerkbalk om terug te gaan. Controleer de selectie voordat je een volgende post onderzoekt.
Belangrijk: de oorspronkelijke periode bovenaan de Portal bepaalt niet automatisch de reikwijdte van ieder detailrapport. Controleer de periodekolommen en boekingsperiodes in het geopende detail. Vergelijk een totaal over meerdere maanden niet met één maand uit het hoofdrapport.
Boekingsdetails lezen
Het grootboekdetail kan de kolommen Periode, Datum, Code, Inv nummer, Omschrijving en Bedrag tonen. Gebruik deze gegevens om een post met de administratie af te stemmen. De boekingsperiode en de datum hoeven niet dezelfde maand aan te wijzen.
Controleer bij een opvallend bedrag of het een normale boeking, credit, correctie of verschuiving tussen periodes betreft. Een negatief bedrag is niet automatisch een fout. Staat er een documentkoppeling, dan kun je deze gebruiken als je toegang hebt; niet iedere boeking heeft een beschikbaar document.
WnV Inkoop details gebruiken
Open WnV Inkoop details en stel locaties, jaar en periode in.
Vergelijk Werkelijk, Budget en Vorig jaar, voor zover deze kolommen gevuld zijn.
Open de beschikbare verdieping per locatie om te bepalen waar het verschil ontstaat.
Ga vanuit het locatiedetail naar de maanduitsplitsing, waar de koppeling beschikbaar is. Bepaal of het verschil eenmalig is of meerdere maanden terugkomt.
Percentages in inkoopdetails kunnen het aandeel binnen de geselecteerde kostengroep tonen. Dat is iets anders dan het kostenpercentage ten opzichte van de omzet. Tel een groepssubtotaal niet opnieuw op bij de onderliggende regels.
Het margeoverzicht begrijpen
Als het afzonderlijke margeoverzicht voor jouw omgeving beschikbaar is, toont het groepen en subgroepen met werkelijke bedragen en percentages naast budget. Gebruik dezelfde locatie, hetzelfde financiële jaar en dezelfde periode als in het PnL-overzicht. Zie je het rapport niet, dan kan dat aan beschikbaarheid of rechten liggen.
Lees eerst de groepstitels en de basis van het percentage. De invulling van groepen en berekeningen volgt de inrichting van de omgeving. Gebruik een getoond percentage pas als brutomarge op omzet wanneer dat ook de definitie van die regel is. Ontbrekende omzet of budget kan een percentage onbruikbaar maken, ook als er 0% wordt getoond.
Voor het begrijpen van brutomarge op omzet kun je het volgende fictieve rekenvoorbeeld gebruiken. Hier zijn omzet en bijbehorende inkoopkosten op dezelfde grondslag opgenomen; dit is geen weergave van klantgegevens of een vaste definitie van iedere margeregel.
Locatie 1 — dezelfde periode | Budget | Werkelijk |
|---|---|---|
Omzet | € 100.000 | € 100.000 |
Inkoopkosten | € 30.000 | € 32.000 |
Brutomarge in euro’s: omzet minus inkoopkosten | € 70.000 | € 68.000 |
Brutomarge op omzet: brutomarge gedeeld door omzet × 100% | 70% | 68% |
In dit voorbeeld ligt de brutomarge € 2.000 en 2 procentpunt onder budget. Onderzoek in de inkoopdetails welke posten dit verschil verklaren. Mogelijke oorzaken zijn prijsveranderingen, verkoopmix, voorraadmutaties of een boeking in een andere periode; trek pas een conclusie nadat je de oorzaak hebt gecontroleerd.
Brutomarge is nog geen eindresultaat: onder meer personeelskosten en overige kosten moeten nog worden meegenomen. Bereken een gezamenlijk margepercentage uit de gezamenlijke bedragen; neem niet zonder meer het gemiddelde van locatiepercentages.
Van afwijking naar actie
Controleer de gegevens. Zijn omzet en kosten compleet, is de periode vergelijkbaar en is de administratie voldoende bijgewerkt?
Maak het verschil concreet. Noteer locatie, periode, post, afwijking in euro’s en eventueel procentpunten.
Zoek de oorzaak in de details. Bepaal welke grootboekregel, boeking, locatie of maand het verschil verklaart. Stem boekhoudkundige vragen af met de administratie.
Kies een passende actie. Laat bijvoorbeeld een aantoonbaar verkeerde boeking corrigeren in het bronsysteem, bespreek een bevestigde prijsstijging met de verantwoordelijke of onderzoek voorraadverschillen.
Leg eigenaar, termijn en controle vast. Bijvoorbeeld: “De verantwoordelijke voor Locatie 1 controleert deze week de afwijkende inkoopposten en bespreekt de verklaring in het volgende resultatenoverleg.”
Controleer het effect. Bekijk na verwerking opnieuw dezelfde selectie en vergelijk daarna een volgende afgesloten periode.
Als bedragen niet aansluiten
Controleer achtereenvolgens de locaties, de financiële periode, maand versus YTD, boekingsstatus, gebruikte gegevensbron en de actualiteit van de administratie. Beoordeel ook of dezelfde grootboekindeling wordt gebruikt en of subtotaalregels dubbel worden meegeteld. Een live omzetoverzicht in de app en een boekhoudkundige PnL hoeven niet op ieder moment gelijk te zijn.
Blijft het verschil onverklaard? Vermeld bij Support de rapportnaam, selectie, betreffende post en wat je verwachtte. Deel alleen de benodigde gegevens via het afgesproken supportkanaal.